Backoffice Condominiale

Il backoffice condominiale è destinato a:

• Amministratori condominiali, che non volendo strutturarsi in maniera idonea ritengono utile appoggiarsi al nostro studio per la contabilità dei condomini, l'eventuale recapito postale e qualsivoglia altra necessità per poi poter dedicare in pieno le loro energie in campo, ovvero presso i condomini e quindi mantenere un livello professionale adeguato senza perdere tempo nella burocrazia che in tal caso sarà svolta dalla nostra società;
• Condomini che, da anni vengono gestiti in maniera autonoma a turni fra i condòmini o a mezzo di un amministratore/condomino interno, vogliono essere in regola con la normativa attuale ma non vogliono affrontare i costi di un'amministrazione professionale o che non vogliono affidarsi ad un professionista esterno per qualsivoglia motivo … e quindi decidono di tenere una contabilità comunque professionale e di adempiere ad ogni adempimento burocratico e fiscale ritenendo utile appoggiarsi al nostro studio per la contabilità dei condomini, l'eventuale recapito postale e qualsivoglia altra necessità, senza l'incubo della burocrazia e delle dichiarazioni fiscali. Il tutto in maniera assolutamente trasparente mettendo on-line la documentazione del condominio sia fiscale che di altra natura.
• Consorzi o supercondomini che, necessitano di un ufficio amministrativo e vogliono essere liberati dalle spese e dagli oneri relativi al mantenimento di un ufficio, offriamo l'opportunità di contare su una struttura con esperienza ultra ventennale che si sostituisca a loro nel disbrigo delle pratiche amministrative.

La nostra consulenza al tua servizio

Cos'è il backoffice condominiale?

Nell'organizzazione aziendale il back office (letteralmente dietro ufficio, nel significato di retro-ufficio) è quella parte di un'azienda (o di uno studio condominiale) che comprende tutte le attività proprie dell'azienda che contribuiscono alla sua gestione operativa. Il back office comprende sia gli aspetti tecnici legati alla produzione e all'esercizio delle funzioni tipiche aziendali sia le attività di gestione dell'organizzazione e dei procedimenti amministrativi. In pratica, il back office è tutto ciò che il cliente (o l'utente) non vede, ma che consente la realizzazione dei prodotti o dei servizi a lui destinati.

Da cosa nasce il back-office condominiale e cosa comprende?

Questo servizio nasce dall'esigenza di molti amministratori, di avere uno studio perfettamente strutturato, che possa garantire un buon servizio ai propri condomini; nonché la possibilità di specializzarsi nel front-office e nelle fondamentali public relations indispensabili per una buona gestione condominiale.

Una consulenza sempre attiva è il nostro punto di forza per i neo amministratori che affrontano quotidianamente molte problematiche di tipo pratico ma che difficilmente vengono trattate nei corsi propedeudici per amministratori.

Il cliente/condomino è sempre più in cerca di servizi di assistenza e consulenza quotidiana da parte del proprio amministratore, ma che a volte non è possibile affrontare per mancanza di tempo o perchè in prossimità di importanti scadenze fiscali. Tutto questo comporta un notevole rallentamento del lavoro quotidiano, con un inevitabile insoddisfazione dei condomini.

La nostra struttura mette a disposizione:

− un servizio di segretariato − centro elaborazione dati per contabilità condominiale − consulenza tecnico amministrativa − assistenza legale e recupero crediti − gestione fiscalità − gestione corrispondenza (emissione bollettini, mav, convocazioni e verbali, ecc). - gestione solleciti e morosità − SEGRETARIATO − Attraverso il nostro servizio di SEGRETERIA, potrete fornire ai vostri condomini e fornitori un recapito telefonico disponibile tutti i giorni, al quale rivolgersi per qualsiasi genere di chiarimento, richiesta e/o segnalazione. Il nostro intento è quello di fornire un valido "filtro" che permetta agli organi amministrativi di poter svolgere il proprio lavoro senza essere disturbati da chiamate e lamentele che saranno invece gestite, smistate ed inviate via mail, sms o altro direttamente agli interessati. − ASSISTENZA LEGALE E RECUPERO CREDITI − RECUPERO CREDITI: gestione delle pratiche di morosità. Offriamo la possibilità di procedere al recupero delle sofferenze senza costi anticipati dal condominio o fino al reale recupero delle somme. − Gestione sinistri ASSICURATIVI: il nostro ufficio fungerà da filtro anche nei rapporti con le vostre compagnie di assicurazione, fornendo una consulenza in grado di aiutarvi nell'apertura dei sinistri e nella liquidazione del giusto risarcimento in ipotesi di danni agli immobili e/o a terzi. − Le tipologie di consulenza che forniamo alla nostra clientela sono principalmente di due tipi: gratuita e a pagamento. − Consulenza

Gratuita

Se trattasi di semplice parere generale e senza alcuna priorità di evasione della richiesta (la consulenza verrà evasa rispettando i tempi di lavoro dello studio e dando assoluta priorità ai già clienti). Viene esclusa, sin da ora, qualsiasi responsabilità e/od obblighi in merito a tale consulenza.

A pagamento

Dovrete inviarci il quesito in maniera più dettagliata possibile allegando qualsiasi documentazione utile alla comprensione del quesito e al fine di poter fornire una consulenza ad hoc (cioè mirata) ed eventualmente dando la possibilità di poter approfondire la questione anche sul posto o almeno telefonicamente.

Avrete successivamente un contatto diretto da parte dell'amministratore che Vi comunicherà:

• la fattibilità della consulenza o richiederà l'integrazione della documentazione;
• le eventuali modalità particolari di evasione della consulenza richiesta;
• il costo della consulenza o il rifiuto ad eseguirla (è un servizio aggiuntivo ed a pagamento e si precisa sin d'ora che non assumiamo alcun obbligo di dover fare consulenza). Il costo è indicativamente a partire da € 50,00 più iva e sarà regolarmente fatturata;
• gli estremi per poter eseguire il pagamento della consulenza richiesta se da noi accettata;
• i tempi e i modi di "consegna" della consulenza.

Una volta conclusa la prima fase di definizione della consulenza richiesta, definito il relativo corrispettivo da pagare alla società, verranno concordati gli appuntamenti e quant'altro necessario, e verrà poi inviata l'eventuale documentazione a mezzo raccomandata unitamente alla relativa fattura od in alternativa la documentazione verrà consegnata in sede di appuntamento prefissato col cliente.

Forniamo un servizio pratico efficiente ed economico, senza il problema di collaboratori da formare, assumere ecc.

Avvalersi di un servizio di backoffice condominiale (oltre ad offrire tanti altri servizi (vedi tutti i servizi); permette al professionista amministratore di:

• − gestire innumerevoli condomini
• − di guadagnare più tempo personale
• − dedicarsi ad ulteriori attività

Aspetto fondamentale del nostro lavoro è l'elaborazione della contabilità condominiale. La registrazione della contabilità è effettuata da amministratori condominiali (che conoscono la materia tecnicamente) con esperienza o formazione in contabilità generale: pertanto la redazione di bilanci ordinari e straordinari viene effettuata in modo professionale e con accordi di riservatezza. E' garantita la privacy ed il Patto di non concorrenza.

Il back office condominiale è un compito delicato, indispensabile e piuttosto lungo.

Dalla puntuale e corretta esecuzione di queste procedure dipende l'aggiornamento della situazione contabile, degli scadenzari, del sito internet; dunque non stupisce che circa il 50% del tempo lavorativo sia assorbito da queste mansioni. E sebbene sia un tempo più che comprensibile risulta TROPPO oneroso.

Come lo facciamo?

Il servizio viene svolto prevalentemente da remoto presso il nostro studio, ma i dati sono a voi disponibili ed utilizzabili in qualsiasi momento semplicemente collegandosi al gestionale e richiedendo le stampe necessarie.

Dall'esigenze dei nostri clienti abbiamo messo a disposizione anche un operatore che svolta il lavoro presso lo studio dell'amministratore/cliente con un costo orario prestabilito e precedentemente concordato. Il nostro centro elaborazione dati è fornito di amministratori che svolgono la professione da più di 20 anni, hanno frequentato il corso per amministratore di immobili e conseguito l'attestato; hanno i requisiti previsti dal DM Giustizia n. 140/2014 obbligatori per l'esercizio della professione; partecipano a convegni, seminari, stage e SAB di aggiornamento in materia organizzati dall'associazione di categoria; hanno frequentato il corso per Revisore Condominiale e conseguito l'attestato.

I nostri amministratori sono persone con profilo di formazione elevata, specializzati nelle tematiche della gestione del condominio, e abilitati all'esercizio della professione, che hanno scelto però di gestire la propria professionalità all'interno di una struttura organizzata e moderna.

Sottoponiamo i nostri amministratori ad un processo di formazione continua, la crescita nei contenuti e nelle competenze è un valore irrinunciabile per ogni nostro collaboratore che può in tal modo aspirare ad una carriera interessante, piena di interessanti sviluppi professionali.

Siamo in grado di offrire, in modo trasparente per l'utente finale, ponendoci al servizio degli amministratori condominiali, in qualità di Service Centro Elaborazione Dati, per loro conto:

• Redazione bilanci, relativo riparto e stato patrimoniale
• Redazione Modello 770
• Redazione quadri AC
• Redazione Modelli fiscali F24
• Gestione scadenze, imposte, tributi, polizze, contratti, collaudi
• Tenuta della contabilità
• Riparto e rendiconto delle gestioni a consumo individuale ( gas, acqua)
• Stampa dei bollettini di versamento, dei c/c/p e dei MAV bancari
• Gestione morosità

Gestione amministrativa di consorzi e supercondomini

Il nostro studio con un'esperienza ventennale in materia condominiale, fornisce il servizio di elaborazione dati condominiali agli Amministratori di condominio che ritengono utile appoggiarsi al nostro studio per la contabilità dei condomìni, per la gestione fiscale degli adempimenti e di tutta quella serie di operazioni che sottraggono tempo al lavoro "ordinario".

Il servizio di elaborazione dati è rivolto agli amministratori professionisti che desiderano gestire il proprio studio senza essere oberati dalle registrazioni contabili, dalle scadenze amministrative svolgendo il lavoro senza la necessità di assumere personale dipendente.

PERCHE' SI

• Registrazione contabilità entro 30 gg (Legge 220/12)
• Pieno controllo di tutta la contabilità
• Pieno controllo delle morosità
• No ASSUNZIONE personale
• No busta paga – No TFR
• No maternità - No ferie - No malattia
• No formazione NO VINCOLI
• L'Amministratore può mantenere un alto livello professionale, dedicando maggiori attenzioni alle problematiche condominiali, lasciando a Noi la burocrazia.

Il nostro obiettivo primario è quello di liberare i consigli di amministrazione dei consorzi dalle spese e dagli oneri relativi al mantenimento di un ufficio amministrativo dando loro l'opportunità di contare su una struttura con esperienza ultra decennale che si sostituisca a loro nel disbrigo delle pratiche amministrative, nella gestione della contabilità e della segreteria, nella gestione della corrispondenza e delle quote di pagamento, nel recupero crediti e in tutte le attività quotidiane, offrendo un ufficio aperto tutti i giorni e garantendo sempre la disponibilità di una contabilità aggiornata consultabile anche via internet ovunque ci si trovi.

Verrà assegnato un collaboratore referente o un dipendente di …..., con una delega alla gestione dei rapporti con il condominio.

L'incaricato è una persona con profilo di formazione elevata, specializzato nelle tematiche della gestione del condominio, è abilitata all'esercizio della professione di Amministratore di Condominio che ha scelto però di gestire la propria professionalità all'interno di una struttura organizzata e moderna.

L'amministratore assegnato potrà gestire i rapporti con il condominio/consorzio per quanto attiene le seguenti aree:

La gestione dei rapporti con i singoli Condòmini o Consorziati; La gestione delle morosità nella fase pre-contenziosa; La verifica e l'attuazione delle delibere dell'assemblea inerenti le cose comuni; La verifica ed il richiamo eventuale al rispetto del regolamento condominiale; La gestione degli interventi di manutenzione ordinaria; La gestione degli interventi richiesti dai Sigg.ri Condòmini e dei sinistri eventualmente correlati; La costante verifica degli accordi contrattuali con i fornitori; La predisposizione e il costante aggiornamento del fascicolo del condominio, un documento tecnico, di supporto per ogni azione sugli edifici condominiali. Gestione della corrispondenza Gestione fiscalità Gestione contabilità Consulenza tecnico amministrativa Supporto assemblee

E tutte le altre necessità dei consigli di amministrazione.